Controlling für Gastronomieunternehmer - Sinn oder Unsinn

Stephan Beier
Stephan Beier

Was ist Controlling eigentlich?

Der Begriff Controlling stammt aus der Betriebswirtschaftslehre und er wird als eine Komponente der Unternehmensführung bzw. des Managements von Unternehmen gesehen. Wenn wir voraussetzen, dass auch Restaurants und Gastronomiebetriebe unternehmerisch geführt werden und es sich deshalb um Unternehmen im betriebswirtschaftlichen Sinne handelt, stellt sich die Frage, ob auch Gastronomieunternehmer bei der Führung ihrer Geschäfte auf die Instrumente des Controllings zurückgreifen sollten oder ob solche Instrumente nicht sinnvoll und eher übertrieben sind. Diese Fragestellungen wollen wir in diesem Beitrag etwas näher beleuchten und diskutieren.

Die Kernaufgabe der Unternehmensführung besteht aus der Planung, der Steuerung und der Kontrolle aller Unternehmensbereiche. Grundsätzlich könnte man sagen, dass diese drei Funktionen durch die Organisation im Unternehmen übernommen werden. Keine Frage, kein Restaurant oder Gastronomiebetrieb kann ohne Organisation erfolgreich funktionieren! Aber woher weiß der Gastronomieunternehmer denn eigentlich, ob seine organisatorischen Maßnahmen optimal ausgestattet sind? Woher weiß er, wann es Verbesserungsmöglichkeiten in seiner Organisation gibt? Diese Frage kann er für sich nur beantworten, wenn er den Regelkreis aus Planung, Steuerung und Kontrolle durchläuft und die erworbenen und dokumentierten Erkenntnisse zur Verbesserung seiner Organisation einsetzen kann. In diesem Zusammenhang kann die Einführung bestimmter ausgewählter Controllinginstrumente auch für Restaurants und Gastronomiebetriebe sehr wohl eine sinnvolle Maßnahme sein. Auf die Größe des Gastronomiebetriebes kommt es dann wohl eher nicht an.

Welche Bereiche könnten im Controlling eines Gastronomieunternehmens analysiert werden?

Kostencontrolling

Das Kostencontrolling wird meistens auch als Kostenrechnung bezeichnet. Beim Kostencontrolling geht es darum, die Kosten der Leistungserstellung zu erfassen und zu analysieren. Dadurch sollen Erkenntnisse gewonnen werden, welchen Kosten durch die Bereitstellung der Produkte, also der Speisen und Getränke verursacht worden sind. Das Kostencontrolling ist deshalb im ersten Schritt eine wichtige Voraussetzung zur richtigen Kalkulation der Preise und im zweiten Schritt zur Optimierung des Produktmix mit dem Ziel der langfristigen Steigerung der Profitabilität. Während die direkten Kosten der Leistungserstellung (insbesondere die Rohstoffe und Zutaten) häufig noch relativ einfach den jeweiligen Speisen und Getränken zugeordnet werden können, ergibt sich die Herausforderung in der Regel bei der Frage, ob und wie mit den indirekten Kosten (insbesondere Personal, Raum-, Werbe- und Verwaltungskosten) umgegangen werden soll und wie diese in der Preiskalkulation berücksichtigt werden sollten.

Vertriebscontrolling

Unter Vertriebscontrolling versteht man die zielgerichtete Steuerung des Vertriebs. Im Rahmen des Vertriebscontrolling könnte es für Gastronomieunternehmen um solche Aspekte wie Kundengewinnung und Kundenbindung, Bewertung des Produktsortiments, Bewertung von Marketing- und Werbemaßnahmen oder um die Bewertung von Preisstrategien gehen. In der Regel nimmt das Vertriebscontrolling in Gastronomieunternehmen eine untergeordnete Rolle im Vergleich zum Kostencontrolling ein.

Personalcontrolling

Das Personalcontrolling ist die Basis für alle personalrelevanten Entscheidungen im Personalmanagement. Es sollen Informationen zur Leistungsfähigkeit des Personals analysiert werden. Im Rahmen des Personalcontrolling könnte es für Gastronomieunternehmen um solche Aspekte wie Personalbedarfsplanung, Personalbeschaffung, Personalentwicklung, Personalbindung und Personalfreisetzung gehen. Auch das Personalcontrolling nimmt in Gastronomieunternehmen lediglich eine untergeordnete Rolle im Vergleich zum Kostencontrolling ein.

Liquiditätscontrolling

Beim Liquiditätscontrolling steht die Sicherstellung der kurzfristigen Zahlungsfähigkeit im Vordergrund. In der Regel wird ein Zeitraum von wenigen Tagen bis zu sechs Monaten betrachtet. Im Rahmen des Liquiditätscontrolling wird in der Regel eine Liquiditätsplanung aufgestellt. Auf der Basis der Planungsrechnung wird das Liquiditätsmanagement durch den Controller umgesetzt. Das Liquiditätscontrolling nimmt für Restaurant- und Gastronomieunternehmen eine herausragende Stellung ein und wird meistens sogar als noch bedeutsamer als das Kostencontrolling eingeschätzt. Die fehlende Zahlungsfähigkeit ist nach deutschem Insolvenzrecht der wichtigste Grund zur Beantragung eines Insolvenzverfahrens. Insofern sollte die Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit eine der wichtigsten unternehmerischen Aufgaben sein und das Liquiditätscontrolling sollte deshalb im originären Interesse des Restaurant- und Gastronomieunternehmers liegen. Oft wird die Umsetzung des Liquiditätscontrollings an externe Berater und Dienstleister ausgelagert, die dem Gastronomieunternehmer die entscheidungsrelevanten Informationen in Form von Kennzahlen und Reports bereitstellen können.

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Wie werden die Controllingmaßnahmen umgesetzt?

Im Rahmen der Planungsaufgaben des Controllings werden in einer Planungsrechnung die Erträge und die Kosten für eine Prognoseperiode aufgrund von konkreten Planungsannahmen prognostiziert. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von der Erfolgsplanung. Zur Ableitung von belastbaren Planungsannahmen ist die ausführliche Analyse der Vergangenheit notwendig. Die mit den prognostizierten Erträgen im Zusammenhang stehenden prognostizierten Kosten können einen Budgetcharakter für die Planungsperiode einnehmen. Die Budgets stellen dann Vorgaben dar, die zur Erreichung der Planziele eingehalten werden müssen. Aus der Erfolgsplanung wird im nächsten Schritt die Liquiditätsplanung abgeleitet.

Die Steuerungsaufgabe erfolgt kontinuierlich. Auf einer fortlaufenden Basis werden durch Soll-Ist-Vergleiche die Einhaltung bzw. die Abweichungen von den Planungsrechnungen analysiert. Aus der Analyse kann dann die Notwendigkeit des Einsatzes von gegensteuernden Maßnahmen identifiziert werden.

Die Steuerungsaufgabe kann auch nachlaufend (im Nachhinein) erfolgen. In beiden Fällen gibt es Überschneidungen zwischen der Steuerungsaufgabe und der Kontrollaufgabe des Controlling. Die gewonnenen Erkenntnisse aus der Analyse werden dann im erneuten Planungsprozess bei der Aufstellung der neuen Planungsrechnung durch Anpassung der Planungsannahmen berücksichtigt. Der Regelkreis aus Planung, Steuerung und Kontrolle beginnt dann erneut.

Insgesamt kann bei Einführung und Umsetzung eines solchen skizzierten Controllingsystems davon ausgegangen, dass das Unternehmen durch die Elemente Planung und Kontrolle steuerbar geworden ist und Entscheidungen begründet und nicht willkürlich getroffen werden können.

Hauptproblemfelder in der Gastronomie

Von Januar bis November 2019 mussten laut den Statistiken der DEHOGA insgesamt 1.492 Unternehmen aus dem Restaurant- und Gastronomiegewerbe die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens beantragen (DEHOGA-Zahlenspiegel IV/2019). Hauptgrund für die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens ist die fehlende Zahlungsfähigkeit. Durch die frühzeitige Installation eines geeigneten Liquiditätscontrolling und eines Liquiditätsmanagements können Gastronomieunternehmer ihre Zahlungsfähigkeit besser prognostizieren und gegebenenfalls frühzeitig notwendige Finanzierungsmaßnahmen identifizieren und umsetzen. Darüber hinaus ist für viele Gastronomieunternehmen auch die Ertragssituation angespannt. 36% mussten sinkende Erträge verkraften. Insgesamt ist der Markt von Verdrängungswettbewerb und Kostendruck gekennzeichnet (DEHOGA-Branchenbericht Herbst 2019). Bei der Benennung der Hauptproblemfelder werden (neben anderen) auch die Personal- und Betriebskosten (ca. 50%), die Finanzierung und die Liquidität (ca. 15%) und die Umsetzung der Digitalisierung (ca. 8%) von den Unternehmern identifiziert. Insbesondere der Analyse und Optimierung dieser Themenbereichen widmen wir uns bei CFO Gastro und entwickeln gemeinsam mit den Gastronomieunternehmern geeignete Lösungen und setzen sie gemeinsam um.

 


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